Helferliste erstellen: Wer übernimmt welche Aufgabe?

Der Getränkestand ist besetzt, aber zum Aufbau hat sich noch niemand gemeldet? Mit einer Helferliste in fragab sammelst du Zusagen für konkrete Aufgaben. Deine Gruppe sieht die Auswahl an einem Ort, statt Tätigkeiten zwischen Chatnachrichten zu verteilen.

Gemeinsamer Planungstisch mit farbigen Karten, Stiften und Tassen. — Ideen sortieren, bevor die Gruppe abstimmt.

Eine Helferliste beantwortet „Wer macht was?“. Soll zuerst der Veranstaltungstag gefunden werden, starte mit einer Terminabstimmung. Für Kuchen, Getränke und Geschirr gibt es die Mitbringliste.

Aufgabe, Zeit und Treffpunkt gehören zusammen

„Getränke“ ist noch keine klare Aufgabe. „Getränkestand von 14 bis 16 Uhr, Treffpunkt am Vereinsheim“ lässt sich wesentlich leichter zusagen. Nenne auch, ob eine Einweisung nötig ist und an wen sich die Helfer vor Ort wenden.

🛠️ Aufbau: Tische stellen, 10 bis 11 Uhr
🥤 Getränkestand: Ausgabe, 14 bis 16 Uhr
🍰 Kuchenstand: Verkauf, 14 bis 16 Uhr
🧹 Abbau: gemeinsam aufräumen, ab 18 Uhr

Lege getrennte Optionen an, wenn zwei Schichten unabhängig voneinander besetzt werden müssen. Eine Uhrzeit im Text beschreibt die Schicht; sie prüft nicht automatisch, ob eine Person gleichzeitig für eine andere Aufgabe eingeplant ist.

So legst du die Helferliste an

Erstelle eine Umfrage und beschreibe Veranstaltung, Ort und Ansprechpartner.
Trage jede Aufgabe mit ihrem Zeitfenster als Textoption ein.
Prüfe die Einstellungen: Dürfen Helfer mehrere Aufgaben auswählen? Brauchst du Grenzen je Option? Verfügbarkeit und Paketumfang siehst du im Erstellungsformular.
Speichere die Liste und teile den Teilnehmerlink mit deinem Helferkreis.
Bitte alle, ihre Auswahl zu speichern. Schaue vor dem Fest gemeinsam nach offenen Aufgaben.

Live-Beispiel: Helferliste für ein Vereinsfest

Fünf Personen haben Aufgaben für das Vereinsfest übernommen. Bei den einzelnen Schichten siehst du, wie viele Plätze noch frei sind.

fragab-Umfrage: Helferliste für ein Vereinsfest mit fünf Einträgen. — Beispiel: Helferliste für ein Vereinsfest.

Helferliste fürs Vereinsfest ansehen

Du kannst die Auswahl im Beispiel ausprobieren. Änderungen werden dort nicht gespeichert. Für deine Gruppe erstellst du eine eigene Umfrage.

Absagen und offene Schichten klären

Eine Zusage zur beliebten Aufgabe löst die offenen Schichten noch nicht. Frage gezielt nach Ersatz und halte Änderungen in derselben Liste fest. Prüfe danach, ob beide Seiten die Änderung verstanden haben. Eine Liste ersetzt weder die Einweisung noch die Verantwortung der Veranstalter.

Den Weg durch das Formular erklärt die Erstellungsanleitung. Für einen ganzen Veranstaltungstag hilft dir der Überblick zu Feiern und Veranstaltungen.

Warteliste und vertrauliche Helferanmeldung

Für bereits volle Schichten kannst du eine Warteliste für Helfer anbieten. Zusätzliche Helfer warten dann auf einen freien Platz; automatisches oder manuelles Nachrücken stellst du gesondert ein. Die Warteliste benötigt Platin.

Falls die Gruppe andere Zusagen nicht mitlesen soll, helfen die Einstellungen für eine anonyme Anmeldung. „Geheime Namen“ verbirgt andere Namen, „Geheime Abstimmung“ zusätzlich die Aufgabenwahl. Diese Gold-/Platin-Funktionen lassen sich auch mit Wartelisten kombinieren; prüfe deren Status-/Positionsanzeige mit. Ohne „Auch für dich und Administratoren“ können Administratoren die geschützten Angaben weiterhin sehen.