Kalender Tricks, die dein Leben vereinfachen

Effizienz ist gerade bei Planungen wichtig, damit alles in einem reibungslosen Fluss läuft. Damit das aber alles auch reibungslos läuft, geben wir dir ein paar Tipps mit auf dem Weg.

Digitale Kalender – können unabhängig von Betriebssystem und Orten jederzeit spontan genutzt werden.

Nutze 1 Kalender – oder trenne sie sorgfältig und verknüpfe sie optimal. Einmal für Beruf, einmal für Privat, arbeite mit Farben für Arzttermine, Treffen mit Freunden, Meetings mit Kunden usw. Verwende passende Kategorien und Farben, um alles auf einen Blick zu haben.

Synchronisiere Kalender – wenn du verschiedene Kalender nutzen willst, achte darauf, dass du sie synchronisieren kannst. Klappt das nicht untereinander versuche dann wenigstens einen synchronisierenden zu haben, wie zum Beispiele Google Kalender, bei dem alle Fäden zusammenlaufen.

Nutze deinen Kalender – auch wirklich und regelmäßig. Trage alle Termine sofort ein und achte darauf, dass regelmäßig synchronisiert wird. Mit fragab kannst du auch direkt sehen, um deine Termine im Kalender und in den Umfragen passen oder ob es Probleme geben kann.

Lasse dich erinnern – vor deinen Terminen im richtigen Abstand. Sei es ein Tag zuvor, eine Woche davor und eine Stunde davor. Achte darauf, dass du die Erinnerungen auch wahrnimmst und sie mit dem richtigen Tool versandt werden – per Mail, WhatsApp, auf deine Smartwatch.

Probiere eine Erinnerung anstatt vieler – und empfange frühmorgens eine Mail mit all deinen Terminen und Dates. Dann kannst du deinen Tagesablauf auch gut planen und verzettelst dich nicht zu sehr. 

Nutze Wiederholungen – um nicht immer wieder dieselben Termine einstellen zu müssen und zudem eine gewisse Regelmäßigkeit zu bekommen. Du kannst auch die Perspektive deines Kalenders ändern, damit du einen Monatsüberblick erhältst, einen Wochenüberblick usw.

Lege Termine nacheinander – damit du in einer gewissen konzentrierten Phase bleibst. Sind Termine über den Tag verteilt, kann es sein, dass du wenig Zeit findest für andere Arbeiten, da der Workflow immer wieder unterbrochen wird. 

Nutze den Platz im Kalendereintrag – für alle wichtigen Informationen zum Termin. Sei es Ort, Uhrzeit, Teilnehmer, eventuell Telefonnummern, um schnell Kontakt aufnehmen zu können.

Benenne deine Termine richtig – damit du immer sofort weißt, um was es geht. Kundentermine mit Namen, Mitarbeiter-Meeting mit Thema usw. so hast du immer schnell den richtigen Überblick. 

Plane mehr als nur Termine – und nutze den Kalender auch für To-Do-Listen. Versuche dabei aber immer den Überblick zu behalten, sodass du schnell auf einen Blick weißt, was du geschafft hast und wie du deinen Tag optimal planen kannst.

Plane Zeit mit Aufgaben mit – so kannst du mithilfe des Timeblocking gezielt deine Zeit nur für deine Aufgabe nutzen, ohne dich mit vielen anderen Sachen zu verzetteln. 

Kombiniere deine Aufgaben – und lege ähnliche Arbeiten zusammen. Alle Schreibarbeiten können zusammen erledigt werden, alle kreativen Arbeiten, alle Denkarbeiten, usw. So kannst du auch im Kalender kleine Gruppen schaffen und wirst nicht so schnell aus dem Konzept gebracht. 

Plane unbedingt Pausen mit ein – so kannst du dich gezielt ausruhen und auch regelmäßig Trinken, Essen oder einfach mal die Seele baumeln lassen und den Kopf frei bekommen.

Teile deine Kalender – mit deinem Team oder den Projekt-Mitgliedern. Lege einen eigenen Kalender nur für bestimmte Projekte an oder für dein Team, um immer die wichtigen Erinnerungen und Daten im Blick zu haben. 

Nutze Vergangenheit und Zukunft – um bei deinem Kalender sortiert und organisiert zu bleiben. Gerade, wenn du den Kalender auch für Mitteilungen und Infos nutzt, kannst du aus vergangenen Informationen eine Menge für die Zukunft mitnehmen. 

Nutze Anzeige von Wochenenden und Feiertagen – um auch wirklich über alle Brückentage einen guten Überblick zu haben. Du kannst auch regionale Feiertage anzeigen lassen oder bei Kundenkontakt im Ausland internationale Feiertage. 

Plane Zeit für deinen Kalender ein, in der du nur Zeit hast, um deine Termine zu koordinieren, vielleicht abzusprechen und natürlich auch, um dir einen guten Überblick zu verschaffen, wann was angesagt ist.