Eventplanung einfach gemacht

Wenn du Events planst, musst du dich deinen Wünschen und der Realität stellen. Dabei ist es egal, ob du ganze Hochzeiten planst, einen Geburtstag oder das Jubiläumsfest deiner Firma – schlussendlich soll daraus immer ein besonderer Moment werden. 

Eigentlich ist es aber gar nicht so schwer und du brauchst nur 7 Punkte zu beachten, um die richtige Planung zu erhalten. Aber zuerst erkunden wir einmal, was Eventplanung überhaupt ist und was das Schwierige dabei ist. 

Was ist Eventplanung?

Natürlich geht es in erster Linie darum, ein Event, eine Feier zu planen und dabei in allen Größenordnungen, die dir so vorschweben. Es fängt mit der richtigen Idee an, reicht über das Essen bis hin zu Unterhaltung, dabei muss das Budget im Auge behalten werden und schlussendlich soll alles zusammenlaufen wie ein Fluss, damit die Party von jedem genossen werden kann. Am Schluss muss dafür gesorgt werden, dass jemand aufräumt und am besten sollte es Tage später noch ein gutes Feedback zum Event geben. 

Die 7 Kernpunkte für die perfekte Planung

Finde die richtige Idee

Welches Event wird geplant, welche Gäste werden kommen, gibt es einen Zweck – Geschenke, Geldspenden … und entsprechend den Antworten findest du eine Location und die Basis für das Event.

Kläre dein Budget

Wenn du die Basis hast, ist es wichtig, dass die Realität auch halbwegs mit den Wünschen zusammentrifft – und oft scheitert dies am Geld. Stelle sicher, wie viel Geld du hast und wie viel Geld du ausgeben willst. 

Finde den Ort

Bei Geburtstagsfeiern kann es der eigene Garten sein, beim Firmenevent wird vielleicht ein Zelt gemietet und beim jährlichen Treffen des OGVs kann es eine Gaststätte sein. Auch für diesen Punkt ist wichtig zu wissen, welches Event, welche Gäste, reicht eine gute Verbindung mit dem ÖPNV, müssen Parkplätze vorhanden sein …

Kläre Deko, Möbel, Essen

Brauchst du Bierbänke, wer ist für die Deko zuständig, woher bekommst du Geschirr und bringen Gäste das Essen mit oder soll ein Caterer für leckeres Essen sorgen. 

Finde die richtige Einladung

Marketing ist im Großen wichtig und die perfekte Einladung im Kleinen. Aber bei beiden ist es wichtig, die richtigen Worte zu finden und die perfekte Art der Verbreitung: E-Mail, Flyer, Einladung, Social Media …

Kläre den Ablauf

Gerade, wenn Auftritte oder Musik geplant ist, ist es wichtig, dass alles reibungslos abläuft und es immer einen Plan B gibt. Wann spricht wer, wann spielt welche Band, wann gibt es Essen, wann ist Schluss…

Finde einen Abschluss

Wenn das Event vorbei ist, alle Gäste zu Hause und alles aufgeräumt wurde, ist es Zeit, sich über das Event Gedanken zu machen. Was lief gut, was war schlecht, wo hätte es Verbesserungen geben können und wie haben die Teilnehmer das Event empfunden? 

Wo kann dir eine gute Eventplanung helfen?

Eine gute Planung bietet in vielerlei Hinsicht viele Vorteile und kann entsprechend nicht nur für Feiern genutzt werden. 

Du kannst Konferenzen oder Seminare planen, Du kannst Charity Events mit Spendenaktionen auf die Beine stellen, du kannst Konzerte, Modenschauen oder sogar Festivals planen und natürlich auch Workshops oder Schulungen. Du kannst auch ganz klein anfangen mit den Vereinstreffen, dem Dorffest oder einen Plan für regelmäßige Treffen spezieller Gruppen. 

Der Anfang aller Event-Managements

Wenn dich das Thema mehr interessiert, solltest du folgende Punkte vertiefen, um einfacher und vor allem erfolgreicher zu planen. 

• Lerne zu organisieren, zu kommunizieren und zu verhandeln
• Suche Beziehungen zu anderen Event-Organisatoren, zu Lieferanten und Dienstleistungsunternehmen
• Probiere dich aus mit kleinen Events und werde langsam größer
• Nutze unbedingt elektronische Hilfsmittel wie Apps oder Tools, die plattform-unabhängig genutzt werden können und auf die du immer zugreifen kannst.

Ganz wichtig ist immer, hol dir Helfer mit ins Boot, mache nicht alles alleine, lerne zu delegieren und probiere auch Planungssoftwares, Umfrage- und Frage-Apps & -Tools wie fragab, um wirklich alles gut im Griff zu haben.